專案管理筆記(四) 專案許可證 project charter - Notes of Project Management (4)

專案許可證是專案的一個重要里程碑,
就算是簡單的專案, 沒有一個正式的專案許可證,
也應該想一想下列專案許可證中的常見項目.

1. 業務需要, 花那麼多人力物力做一個業務, 首要考慮的是為何要做這個專案,
尤其是在公司裡, 專案許可證裡必須說明這個專案滿足了什麼業務需要.
而批核的人則要確保專案滿足的業務需要是公司的策略一致.
例如一個專案是做一些有趣的宣傳品來提升公司知名度,
對新興的公司可以是很好的專案, 但對老牌標榜專業形象的公司來說, 就和公司策略不太一致.

2. 目標, 專案許可證必須有目標, 目標除了用來做成功指標, 也是給專案團隊的指引.
有時寫專案許可證的人, 不一定就是這專案的專案經理, 更不一定是實行這專案的人.
所以寫清楚一點, 可免除日後爭吵.

3. 權益關係者, 權益關係者的重要性已經說過了. 而在專案許可證只需列出主要的權益關係者就足夠.

4. 假設, 很多事一個專案能否實行, 如何實行, 是建基於一些假設, 而那些假設未必一定成為事實,
如果那些假設錯了, 會嚴重影響專案的話, 是必須在專案許可證列出來, 讓專案經理做風險評估.

5. 資源, 專案許可證必須指出誰是這個專案的專案經理, 而不應該在批核專案許可證才慢慢找人.
另外, 如果專案需要一些特別的資源, 例如某些學問的專家, 某些難以購買的機器等, 都要在專案許可證提出來.

6. 批核者簽署, 這是專案許可證最重要的一部分, 若沒有批核者簽署, 那只是一份普通分析專案的文件.
但有批核者簽署, 就是出資人同意去實行這個專案, 同時專案正式開始.

其他的專案範圍, 專案限制, 財政預算, 專案里程碑等等. 視乎專案的大小而決定, 不一定要在專案許可證中出現.

要做好一個專案許可證, 其他也花了不少精力去研究專案的可行性, 潛在風險等等.
所以一個專案不是在專案許可證批核後才開始, 其實在專案許可證批核之前, 做好一些準備