專案管理筆記(五) 變更控制委員會 change control Board - Notes of Project Management (5)

接下來寫的是不計成本的做法, 因為是功課之一所以比較詳細...

1. 當變更經理收到變更要求時, 先記錄變更的事項, 變更的原因, 誰是變更要求的人, 並且給予一個變更編號, 方便日後跟進和參考用. 這一步面對最大的問題是, 到底什麼要記錄, 什麼不要記錄呢? 若果事無大小都鉅細無遺的記錄並交到變更控制委員, 專案會被嚴重的拖延. 但太多的變更都跳過這一步, 只會令機制變得明存實亡. 所以這很考驗變更經理的經驗.

2. 有了變更要求, 變更經理就要研究變更所帶來的影響, 不單是變更本身是否可行, 還要研究對成本, 資源, 時間等等方面的影響. 例如由宴請四位客人變宴請五位客人, 菜單, 材料, 烹調時間等 也要相應改變. 更甚是, 受影響的不一定只限於這一個專案. 一個專案的變更, 可能成為了其他專案的變更要求, 傳統的例子, 當一個專案忽然要大量增加人手, 調配第二個專案的資源就要減少了, 於是第二個專案就出現一個資源減少的變更要求. 所以變更經理不能單單只願自己的專案, 而是要研究任何會有影響的地方.

3. 做好了影響評估, 就要交到變更控制委員會那裡審批, 變更控制委員會應由權益關係者組成, 有需要時可以邀請外來人仕一同審批. 但是面對一些緊急的變更要求, 一時間未必可以找齊變更控制委員會來審批.

4. 當變更控制委員會通過變更要求之後, 專案經理(不是變經理)就要在專案的計劃作出改變. 而且當變更會影響到其他專案, 就要對其他專案提出一個變更要求, 並且做好一個風險評估, 以應付萬一對其他專案的變更要求不獲通過的情況.

5. 更改了專案的計劃, 也要通知所有相關人等, 不是單單的知會, 而且要確保他們按照更新的計劃去執行, 所以專案經理在有新變更後要加強監控.
而通知所有相關人等本身也十分困難的一件事, 例如專案是相乎大眾的, 如何令每一位市民都能得知呢. 不過如果在溝道計劃做好了, 這一步的煩惱也減少了.

6. 萬一變更要求不獲通過, 也需要記錄變更控制委員會拒絕的原因, 若果日後有相似的變更要求, 這些被拒絕的變更要求也可以拿來參考.

但實際做專案時, 變更控制委員會是一件十分奢侈的事,
就算是很多中型的專案也不會有一個正式的變更控制委員, 更不會有變更經理. 大多數是專案經理兼任.

不過變更控制郤是不可不做的一回事, 頂多是大有大做, 細有細做.
就算不詳細記錄和批核變更要求, 但變更要求所帶來的影響也必須好好想一想.