風險管理是近年熱門的課題, 也是教授推介的一個很值得做的流程.
可是也是一個很難做好的流程.
先說風險, 今時今日用風險這個名詞不夠傳神了.
以前人說風險管理, 只會注意有什麼潛在的危險, 減少問題.
但今時今日, 人們也會注意有什麼潛在的機會, 以好好把握.
所以風險管理泛指了一切不確定的事件, 不管對專案有正面或負面的影響.
但有些事件是完全的意料之外, 例如冰島的屠殺事件, 那麼風險管理也無幫助.
因為在資源有限的情況下, 那些虛無縹緲的風險是不應花功夫去處理.
而風險矩陣則是幫助專案經理去決定那些風險要管理, 那些風險不要理.
做風險矩陣的第一步是列出潛在風險, 原則上是越多越好, 反正不是全都要處理.
為了列出潛在風險, PMBOK教了多種方法, 但在這裡不詳述, 因為有些方法也頗麻煩,
實戰上專案經理靠常識和經驗去列出潛在風險, 已有不錯效果,
除非專案經理欠缺專業知識, 那麼找個專家來也可以解決.
第二步是訂出潛在風險出現的機會率和萬一潛在風險出現的影響,
若發生的機會很高, 就要給較高的分數, 通常是一至三或一至五,
同樣地影響也可以分成不同等級, 但何謂嚴重郤因專案而異,
例如在一般的專案, 會引起一人死亡的潛在風險, 肯定是高度影響.
但在戰爭的專案, 只會引起一人死亡的潛在風險, 很可能只是中度甚至低影響.
有些專案經理還會訂出偵測潛在風險的難度,
例如颱風, 現今的天文台已可以早早預測,
但例如交通意外, 往往到發生了才知道,
知道偵測潛在風險的難度有什麼好處呢?
若果一個潛在風險是很容易偵測, 也較容易提防和應變,
例如颱風, 大家不必天天都做防風措施, 而是知道颱風臨近才去做.
若果一個潛在風險不能預測, 就應該盡早作好打算.
例如交通意外, 為免交通意外, 所以過馬路前會注意交通情況, 而不是走入了馬路才算.
而偵測潛在風險的難度越高, 分數也越高.
第三步是把每個潛在風險的各項分數相乘,
原則上較高分的潛在風險要多加注意,
但敎授說, 有些專案經理可以另訂指引, 如影響力較高的潛在風險要優先處理.
好了, 到這一步就可以知道有什麼風險在等專案經理.
但知而不行, 是為不知, 若專案經理不做些事來回應那些潛在風險,
就怎算風險管理呢, 但要肴什麼可做, 則是下回分解.
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