通常做時間管理, 第一件會想到的工具是甘特圖(Gantt Chart)
甘特圖十分易懂, 不用多說.
而且在PMBOK中, 甘特圖也不是那麼重要的東西.
PMBOK更著重網絡圖和關鍵路徑.
在說網絡圖之前, 先談談什麼是任務?
上回提過工作分解結構會把交付項目細分到不能再細分.
而時間管理中的任務, 就是完成交付項目的步驟.
如果工作分解結構中有一百個交付項目, 在時間管理中也應列出完成這一百個交付項目的任務.
然後要做兩件事, 第一是估計每個任務所花的時間,
第二是研究各個任務之間依靠的關係.
估計時間就只有靠估, 沒有什麼理論可言.
而任務之間依靠的關係, 在PMBOK分成了四類,
第一是FS, 前者完成, 後者才開始, 例子, 蒸水蛋一定是打完蛋漿才拿去蒸, 絕不可能一邊打一邊蒸, 更不可能蒸完才打蛋, 所以打蛋和蒸蛋之間有FS的關係.
第二是FF, 前者完成, 後者可完成. 例子, 炒肉片通常要加入獻汁才算完成, 所以就算早早開始了炒肉片, 還要等獻汁完成才可以完成.
第三是SS, 前者開始了, 後者才可開始, 例子, 馬拉松比賽, 通常是等一組開始了, 第二組才開始, 但不用等到第一組完成才讓第二組開始.
第四是SF, 前者開始了, 後者才可完成, 教授用了一個很可悲的例子, 就是考試開始了, 溫習才可完成, 即是一日未到考試, 大家還是要溫習.
實戰是會搞好FS的關係已經很好, 別勉強去搞其他的關係,
其他關係對後面的關鍵路徑幫助不大, 反而使自己更亂.
把任務之間依靠的關係用線連上了, 網絡圖就完成.
然後透過網絡圖, 就可以計算出每個任務最早開始時間和最早完成時間.
例如蒸水蛋, 打蛋要花兩分鐘, 那麼蒸蛋就最早也要在第三分鐘才可以開始, 而蒸蛋要花七分鐘, 那麼在第十分鐘才可以加上葱花和上碟.
接下來就會發現整個專案要最少花多久才可完成.
一個超簡單例子, 蒸水蛋花十分鐘, 炒肉片花五分鐘, 炆牛腩要花三十分鐘,
即使有一個很大的廚房和十分充足的人手, 使蒸水蛋, 炒肉片, 炆牛腩可以同步進行.
這餐晚飯最少也要三十分鐘, 因為炆牛腩要花三十分鐘.
好了, 知道這餐晚飯最少也要三十分鐘, 於是有些懶鬼就會覺得蒸水蛋和炒肉片遲一點才開始也沒所謂.
但為免耽誤晚飯, 所以要算算最遲開始而又不會影響這專案的時間,
蒸水蛋因為要花十分鐘, 所以最遲第二十分鐘要開始了,
而炒肉片只花五分鐘, 所以最遲第二十五分鐘才要開始.
最後炆牛腩要花三十分鐘, 所以專案一開始就必須開始了.
由於可見, 蒸水蛋和炒肉片的浮動時間分別是二十分鐘和二十五分鐘, 而炆牛腩的浮動時間則是零.
而關鍵路徑就是所有浮動時間則是零的任務, 好像十分簡單吧....
關鍵路徑為什麼那麼關鍵呢?
用上面的例子, 炆牛腩是關鍵路徑, 若果炆牛腩時出了什麼意外, 結果花了四十分鐘,
晚餐就絕對要延誤了.
反過來, 若發現有新食譜, 只花二十分鐘就可以炆好牛腩. 整個晚餐所花也減少了.
所以一個專案經理必須好好看管關鍵路徑上的任務.
不幸的是, 關鍵路徑隨時會改變, 例如有權益關係者堅持炒肉片之前, 肉片必需先醃三十分鐘.
那麼炒肉片馬上變了關鍵路徑, 而炆牛腩則有五分鐘的浮動時間...
所以網絡圖和關鍵路徑不是一開始做得好就一了百了, 要時刻警覺的一個流程.
沒有留言:
張貼留言